PRIVACYVERKLARING Yogawella, speciaal voor de gezondheid van de vrouw.

Datum: 17 mei 2018

Introductie: Wat is de AVG?

Op 25 mei 2018 treedt de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR) in werking. Omdat Nederland deel is van de EU en er op Europees niveau een nieuwe standaard is gekomen, is dit van invloed op de Nederlandse wetgeving omtrent privacy. Het doel van de nieuwe AVG wet is om de privacy van burgers te beschermen ook in de huidige tijd waarin de risico’s op het lekken van persoonlijke gegevens veel groter is geworden sinds de komst van het internet. De wet is er dus voor om te voorkomen dat er (commercieel) misbruik gemaakt wordt van persoonsgegevens. Onder andere een naam, emailadres, huisadres en bankgegevens, zijn persoonsgegevens.

Bij YogaWella worden om jouw persoonsgegevens gevraagd wanneer je je aanmeldt voor onze lessen, workshops of activiteiten, wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief via de website, via Facebook of met een link, en als je een les of product in onze shop koopt.

Deze privacyverklaring is ervoor bedoeld om je op de hoogte te brengen wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt nadat je je hebt aangemeld bij ons, of iets hebt gekocht. In onze privacyverklaring vertellen we je welke persoonlijke gegevens we verzamelen, waarom we dit doen en hoe dit gebeurt, maar ook wie er toegang heeft tot jouw gegevens. Bovendien vertellen we je hierin hoe we maatregelen nemen om misbruik van je gegevens te voorkomen en hoe lang we de gegevens bewaren.

Waarom hebben we persoonsgegevens nodig van jou als klant?

Als yogadocenten hebben we specifieke persoonsgegevens (zoals je naam, mailadres en eventueel je telefoonnummer) nodig om jou als klant les te kunnen geven en overige diensten te kunnen verlenen (zoals privélessen, massages en retraites) en om met je in contact te kunnen komen als er een les niet doorgaat, we het schema wijzigen of er iets mis is met je strippen(kaart). Bovendien kan je bij ons ook online, via IDEAL, betalen, wat betekent dat we via het inschrijf & betaalsysteem Fitmanager automatisch je bankgegevens en adres ontvangen om de betalingen te kunnen registreren en facturen te kunnen opmaken.

Bovendien worden facturen, betalingen en klantgegevens maandelijks ingevoerd in het boekhoudsysteem ‘Acumulus’ wat het mogelijk maakt voor ons om aan de administratieve vereisten te voldoen die de Nederlandse wetgeving en de Belastingdienst aan ons stelt v.w.b de BTW-aangifte te doen en het laten opstellen van de jaarrekening door onze boekhouder.

Maar ook informatie over bijvoorbeeld fysieke problemen of andere gezondheidsklachten kunnen belangrijk zijn voor onze docenten en maakt het mogelijk om ons werk goed te kunnen doen en om jou als klant veilig te houden in de lessen.

Welke gegevens bewaren we?

De (persoons)gegevens die we van je opslaan kunnen zijn:

  • Voornaam & achternaam;
  • telefoonnummer; (optioneel)
  • email-adres;
  • Bij online betalingen:
  • adres, postcode en woonplaats
  • IBAN (voor SEPA-incasso en online betalingen)
  • gekocht(e) product(en);
  • factuur en betaaldatum;
  • start- en einddatum van abonnement, strippenkaart of les
  • Geanonimiseerde versie van je IP-adres (het laatste octet is verwijderd voordat het wordt opgeslagen).

Gezondheid

Informatie over jouw mogelijke fysieke gezondheidsklachten zijn belangrijk voor onze docentes. Als we weten dat je klachten hebt maakt dit het mogelijk om ons werk goed te kunnen uitvoeren en om jou als klant veilig te houden in de lessen, zeker en ook juist als je zwanger bent of in de postnatale periode zit. Met deze persoonlijke informatie gaan we altijd vertrouwelijk om en wordt nooit gedeeld met partijen buiten onze yogastudio. Bovendien ben je nooit verplicht gezondheidsklachten te delen met ons en heb je alle recht om deze voor je te houden. Maar, om je de juiste oefeningen te kunnen geven en rekening met je te kunnen houden in de les, raden we het altijd aan om je docente wel op de hoogte te stellen van eventuele klachten die je hebt.

Release formulier

Voor wat betreft onze yoga lessen: In je eerste les wordt je gevraagd een verklaring te ondertekenen waarin je verklaart de docente en YogaWella niet verantwoordelijk te houden voor eventuele blessures, klachten of fysieke problemen tijdens of na de les. Dit formulier bevat jouw naam en handtekening.

AANMELDEN & BETALEN 

Om je te kunnen aanmelden voor onze lessen en activiteiten kan je via IDEAL of een overmaking per bank doen. Er wordt gevraagd om je voornaam, achternaam, je telefoonnummer en je e-mailadres in te vullen. De velden voor je voor- en achternaam en je e-mailadres zijn verplicht. Het veld voor het e-mailadres is essentieel om je de startinformatie over de lessen toe te sturen en de bevestigingen van je reserveringen en betalingen te kunnen sturen. Bovendien kunnen we je op je e-mailadres bereiken als er een les geannuleerd wordt of als we een vraag voor je hebben. Zonder e-mailadres is dat niet mogelijk en kan het zijn dat je voor een dichte deur staat of niet op de hoogte bent van belangrijke wijzigingen in het schema. De velden voor je voor- en achternaam worden gebruikt om voor onze klanten-en facturenadministratie en voor de betalingen die via IDEAL plaatsvinden. Optioneel kan je het gedeelte voor je telefoonnummer openlaten maar het is erg fijn voor ons om je telefoonnummer te hebben zodat we snel contact met je op kunnen nemen mocht er iets onverwachts gebeuren, zoals het uitvallen van een les waarvoor je bent ingeschreven.

Wanneer je (ook eenmalig) een product of les bij ons koopt via onze website; vragen we je naam, achternaam en e-mailadres, als ook adres- en bankgegevens om de betaling en eventuele verzending van het product mogelijk te maken. Omdat je online betaalt voor onze diensten en producten, zijn we volgens de Nederlandse belastingdienst verplicht jouw persoons-, aankoop-, factuur- en bankgegevens in onze administratie te registreren. Dit doen we in ons online boekhoudsysteem ‘Acumulus’. Hieronder lees je daar meer over.

Yogawella – NIEUWSBRIEF

Maandelijks versturen we een nieuwsbrief naar onze betalende klanten om hen op de hoogte te houden van nieuwe lessen, wijzigingen in het schema en activiteiten. Binnen de AVG is het verzenden van commerciële e-mails alleen toegestaan naar contacten waar wij als studio óf expliciet toestemming van hebben gekregen (door je bewust aan te melden voor de nieuwsbrief) óf waar we een betaalrelatie mee hebben: je volgt dus lessen of activiteiten bij ons (of je hebt lessen gevolgd) en je hebt ons hiervoor betaald.

Aanmelden voor de YogaWella nieuwsbrief

Op de homepage vind je een (opt-in) formulier waarmee je jezelf kunt aanmelden voor de YogaWella nieuwsbrief. Dit formulier wordt alleen gebruikt voor de aanmelding voor onze maandelijkse nieuwsbrief. Er wordt in het formulier gevraagd om je voornaam, je achternaam en je e-mailadres. Het e-mailadres wordt gebruikt om de bevestiging van je aanmelding te versturen en je vragen dit nogmaals te bevestigen, en vervolgens om maandelijks de nieuwsbrief naar je te verzenden en bij uitzondering een extra informatiemail te kunnen sturen als het schema plotseling verandert in het yogaschema bijvoorbeeld. Je voor- en achternaam worden gebruikt om de nieuwsbrief te personaliseren. Je kan je altijd afmelden voor de nieuwsbrief via de link onderaan de nieuwsbrief, of met een mail naar info@yogawella.nl.

Versleutelde verzending

De gegevens die je invult om je account aan te maken bij Fitmanager worden versleuteld verzonden naar de Fitmanager website en naar ons eigen e-mailadres op info@yogawella.nl zodat we weten dat je je als nieuwe klant hebt aangemeld.

De gegevens die je in het nieuwsbriefformulier op de homepagina van onze website invult worden versleuteld verzonden naar de website van Mail Chimp waar je wordt toegevoegd aan de mailinglijst van deze specifieke nieuwsbrief, zodat we je de nieuwsbrief kunnen toesturen.

De websites van zowel Fitmanager als Mail Chimp zijn beveiligd met een zogenaamd ‘SSL-certificaat’ zodat gegevens veilig kunnen worden ingevuld. Of deze naar behoren werkt kun je zien aan het groene slotje voor de URL in je browser. Je ziet daar ook in het groen het woord ‘Veilig’ staan.

GEBRUIK VAN JOUW PERSOONSGEGEVENS

De persoonsgegevens die je invult bij je aanmelding voor lessen bij YogaWella (via Fitmanager of email) worden gebruikt voor de volgende doeleinden: het mogelijk maken van IDEAL betalingen via Fitmanager, om in contact met je te kunnen komen als dat nodig is, om je een eerste welkomsmail te sturen met belangrijke informatie over de lessen en onze locaties, om je maandelijks onze nieuwsbrief toe te sturen en om te voldoen aan de administratie-eisen die de Nederlandse belastingdienst aan ons stelt.

Wat van groot belang is om te weten voor jou als klant is dat we verklaren dat elke vorm van doorverkoop of beschikbaarstelling van onze klantgegevens voor commerciële, statistische of wetenschappelijke doeleinden aan derden onvoorwaardelijk is uitgesloten en elk verzoek van derden om gericht aanbiedingen te doen aan onze klanten, onvoorwaardelijk wordt afgewezen. Bovendien worden jouw gegevens nooit doorgegeven aan (commerciële) derde partijen anders dan Fitmanager of Acumulus, noch voor een ander doel dan het mogelijk maken van online betalingen en het bijhouden van YogaWella financiële administratie.

OPSLAG VAN JOUW PERSOONSGEGEVENS

Wanneer je je aanmeld bij YogaWella (om lessen bij ons te volgen), ontvangen we een kopie van je aanmelding op info@yogawella.nl zodat we weten dat je nieuw in de lessen komt. Je ontvangt zelf ook een bevestiging. Na je aanmelding slaan we je naam en e-mailadres op in een met een wachtwoord beveiligd Excel-bestand op een lokale en met een wachtwoord beveiligde computer zodat we je snel kunnen vinden en mee kunnen nemen in de voor jou toepasselijke nieuwsbrief (specifiek voor Zwangerschapsyoga, postnatale yoga of yoga speciaal voor de vrouw bijvoorbeeld). Op verzoek kunnen we je gegevens uit deze lijst verwijderen.

Na het beëindigen van je abonnement of strippenkaart kunnen we op verzoek en op ieder gewenst moment je account bij Fitmanager verwijderen en je gegevens van onze mailserver en uit lokale administratie verwijderen. Je account bij Fitmanager wordt uiterlijk 9 maanden na het beëindigen van je abonnement of het verlopen van je strippenkaart automatisch verwijderd en je persoonsgegevens worden dan uit onze lokale administratie gewist.

De volgende gegevens worden niet gewist: de facturen die aan jou als klant zijn verstrekt voor het volgen van lessen of de aankoop van onze producten of diensten en de persoonsgegevens die daar op staan. Deze facturen moeten van rechtswege voor mogelijke controles van de Belastingdienst, 7 jaar bewaard blijven.

Het aanmeldformulier voor onze nieuwsbrief is gemaakt met behulp van een Mail Chimp plugin. Je naam en mailadres worden opgeslagen in de database van de beveiligde website van Mail Chimp en komen te staan in een online lijst die alleen bevoegde medewerkers van YogaWella kunnen inzien.

Voor wat betreft onze lessen Zwangerschapsyoga, Postnatele Yoga en Yoga speciaal voor de vrouw: In je eerste les wordt je gevraagd een verklaring te ondertekenen waarin je verklaart de docente en YogaWella niet verantwoordelijk te houden voor eventuele blessures, klachten of fysieke problemen tijdens of na de les. Dit formulier bevat jouw naam en handtekening, bewaren we lokaal voor 12 maanden en wordt daarna vernietigd.

JE PERSOONSGEGEVENS INZIEN, WIJZIGEN OF VERWIJDEREN

Je mag op ieder moment jouw gegevens inzien zoals ze bij ons lokaal zijn opgeslagen. Je gegevens wijzigen kan je altijd zelf doen via een mail aan ons.

Na het beëindigen van je abonnement of strippenkaart kunnen we op verzoek en op ieder gewenst moment je account bij Fitmanager verwijderen en je gegevens van onze mailserver en uit lokale administratie verwijderen. Bovendien kan je je zelf ieder gewenst moment uitschrijven uit onze nieuwsbrief via de link onderaan de nieuwsbrief of door ons te mailen met dit verzoek.

PERSONEN DIE JOUW PERSOONSGEGEVENS KUNNEN INZIEN

De personen die de persoonsgegevens van onze klanten (te weten naam, e-mailadres en als je het hebt ingevuld, je telefoonnummer) kunnen inzien zijn Luz Dary Schilt (eigenaresse YogaWella). Door als docente toegang te hebben tot je naam, mailadres en evt. telefoonnummer, kunnen we zien wie er in onze lessen zijn ingeschreven en kunnen we je bereiken als een les onverhoeds geannuleerd wordt.

Bovendien hebben Triple Orange (boekhouder) toegang tot ons boekhoudsysteem en kunnen de namen, e-mailadressen, adres- en betaalgegevens, facturen en gekochte producten van onze klanten inzien om zo financiële controles te kunnen uitvoeren.

Inzage in administratie

Bepaalde en organisaties zoals de belastingdienst of de politie kunnen een wettig verzoek doen tot inzage in onze administratie voor een controle van de boekhouding.

Boekhouding: Acumulus

Voor onze financiële boekhouding maakt YogaWella gebruik van het online boekhoudapplicatie ‘Acumulus’ van SIEL (www.siel.nl/acumulus. De volgende persoonsgegevens van onze betalende klanten worden ieder kwartaal in Acumulus ingevoerd: naw-gegevens van onze klanten, gekocht product(en), factuurgegevens en de betaaldatum. Het doel van deze gegevensinvoer is als volgt: 1. het als bedrijf kunnen voldoen aan de administratieve eisen van de belastingdienst.

  1. het als bedrijf kunnen opstellen van rapportages zoals de aangifte omzetbelasting, en het opmaken van de verlies- en winstrekening en de balans.

Hoe SIEL omgaat met je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens die wij in Acumulus invoeren, vermeldt SIEL in hun eigen privacyverklaring. Wat van groot belang is voor jou als klant is dat SIEL verklaart geen bewerking en/of analyse uit te voeren van de gegevens zonder instemming en medeweten en niet buiten het zicht van ons als gebruiker van Acumulus om, en alle data van YogaWella dient alleen ten behoeve van onze eigen administratie als ook van de administratie van SIEL om ons correct te kunnen factureren.

SIEL geeft aan dat de Acumulus applicatie wordt gehost op eigen servers in een beveiligd Nederlands data center en er geen gebruik gemaakt wordt van buitenlandse proprietaire cloud-software en/of opslag om elke vorm van (heimelijke) inzage door (buitenlandse) overheden en/of grote softwarebedrijven te voorkomen.

GOOGLE ANALYTICS

Om een goede, duidelijke en relevante website te maken is het van belang dat de we als eigenaar van de website weten welke pagina’s onze bezoekers op de site bezoeken en hoe lang zij op de pagina blijven. YogaWella analyseert deze gegevens niet om je producten te verkopen of om je advertenties te laten zien, maar om erachter te komen op welke plekken de site verbeterd kan worden. Voor het analyseren van deze gegevens gebruiken we Analytics van Google. Analytics laadt hiervoor twee analytische cookies op de harde schijf van je PC. Je kunt beide cookies echter te allen tijde zelf van je harde schijf verwijderen door de cache van je browser te legen.

In Google Analytics zijn de volgende aanpassingen gedaan zodat jouw persoonsgegevens niet door Google gebruikt mogen worden.

  • Er is een bewerkingsovereenkomst met Google afgesloten.
  • We anonimiseren de IP-adressen van onze websitebezoekers. Dat betekent dat het laatste octet (de laatste drie cijfers) van het IP-adres verwijderd wordt voordat Google het IP-adres opslaat. Dit gebeurt doordat we de extra regel ga (‘set’, ‘anonymizeIp’, true);) in de tracking code hebben opgenomen.
  • Jouw gegevens worden niet met Google gedeeld.
  • We verzamelen geen gegevens voor advertentiefuncties
  • Demografische en interesserapporten hebben we uitgeschakeld
  • Functie voor User ID’s hebben we uitgeschakeld
  • Er wordt in combinatie met de twee cookies van Google Analytics geen gebruik gemaakt van andere diensten van Google zoals DoubleClick en AdWords.

WIJZIGEN IN ONZE PRIVACYVERKLARING

Wanneer er wijzigingen optreden in deze privacyverklaring stellen we je hiervan via de mail op de hoogte. De meest recente versie is te alle tijde te vinden op de website, in de footer en onder ‘Yoga Vlaardingen’

Voor resterende vragen, opmerkingen of het inzien van de gegevens die we van je hebben opgeslagen kan je contact opnemen met Luz Dary Schilt, eigenaresse van YogaWella.

Telefoon: 06-12457452

Mail: info@yogawella.nl

Website: www.yogawella.nl

© 2019 YogaWella
Ontworpen door Beabudai Design

Minder stress in 5 minuten!

Schrijf je dan in voor de YogaWella nieuwsbrief en krijg gratis mijn 3 unieke yoga technieken voor meer ontspanning.

We sturen geen spam en je gegevens blijven tussen ons.